Aplicación Tareas. Gestión de tareas en línea. Crear y asignar tareas en sus proyectos. Seguimiento de tareas y tiempos pasados.

La aplicación Tareas de cada proyecto ofrece varios menús que puede activar en la parte dedicada a la configuración.

Menú Lista

Se trata del menú principal de la aplicación y le permite navegar rápidamente a través de las Listas terminadas y las Listas de tareas pendientes. Además, en él también puede crear y ordenar sus tareas y sus listas de tareas.

Menú Fecha

El menú Fecha le permite consultar las tareas y los hitos filtrados por fecha límite: tareas atrasadas, tareas con plazo de entrega en la semana en curso, la semana siguiente o para más tarde, e incluso tareas sin fecha límite determinada.

Menú Planificación

El menú Planificación permite consultar las fechas límite de las tareas e hitos del proyecto por día, por semana o por mes.

Menú Vista Gantt

La Vista Gantt le ofrece la posibilidad de visualizar los hitos y listas de tareas del proyecto en formato de diagrama Gantt. Los parámetros de visualización permiten también visualizar la evolución del proyecto así como los tiempos estimados y los tiempos pasados.

Para obtener más información, consulte la Pregunta Frecuente siguiente: Gestión de proyectos y diagrama Gantt: Cómo utilizar la vista Gantt. (Artículo en inglés).

Haga clic sobre una tarea para abrir el Panel de información.

Pestaña Comentarios

En ella se pueden añadir comentarios o archivos adjuntos a la tarea y también acceder a la lista de las actualizaciones que se hayan hecho en la misma (modificaciones, estado, etc.).

Pestaña Archivos adjuntos

En dicha pestaña se pueden consultar y añadir archivos adjuntos a la tarea. 

Pestaña Suscriptores

Gracias a ella, puede consultar la lista de las personas suscritas a una tarea. Los suscriptores reciben una notificación cada vez que se añade un nuevo comentario o se hace una nueva actualización.

Pestaña Actualizaciones

Esta le permite consultar las actualizaciones de la tarea (progreso, estado, asignación, etc.).

Nota: El creador de la tarea y los usuarios a los que esté asignada la misma serán añadidos automáticamente a la lista de suscriptores.

Crear una lista de tareas y asociarlas a un hito.

Puede Agregar una tarea a la lista o Agregar una nueva lista de tareas.

Importar desde Excel

Puede importar un archivo de Excel que contenga los elementos de su proyecto (hitos, listas de tareas, tareas, usuarios asignados, etc.). Para saber más, consulte esta Pregunta Frecuente: Importar o exportar tareas o hitos con Excel. (Artículo en inglés).

Importar una lista de tareas

Puede importar listas de tareas de referencia que haya creado para otros proyectos.

El ejemplo a continuación ilustra perfectamente las etapas de la vida de una tarea simple, desde el momento en que se crea hasta que se termina. 

Haga clic en Ok para acabar de crear la tarea. La fecha límite será la misma que la del hito asociado a la lista de tareas.

El usuario al que se haya asignado la tarea recibirá una notificación en la bandeja de entrada.

También recibirá un correo electrónico si así lo ha especificado en su configuración personal de notificaciones por correo electrónico.

Al hacer clic sobre el enlace Escribir un comentario, el usuario asignado a la tarea puede añadir comentarios o archivos adjuntos a ella.

Los suscriptores de una tarea reciben una notificación cada vez que se añade un comentario a la misma.

Para terminar una tarea, marque la casilla que se muestra a continuación:

La tarea se muestra como terminada (el color cambia al gris claro para indicar que está inactiva).

Puede crear los tags que necesite para cada actividad. Estos permiten múltiples usos:

• determinar los niveles de prioridad de cada tarea. Ej.: Urgente, Importante, etc. o P1, P2, etc.;
• determinar los niveles de gravedad. Ej.: Obstaculizante, Importante, etc. o P1, P2, etc.;
• organizar tareas por grupos a partir de su naturaleza o función. Ej.: Diseño, Desarrollo, Entrega, Administración, etc.;
• organizar tareas por grupos en función del producto o servicio. Ej.: Producto A, Producto B, Servicio C, etc.;
• etc.

Es posible utilizar varios tags en una misma tarea para combinar estos usos.

Filtrar tareas por tag

• Puede filtrar sus tareas por tag en la aplicación Tareas del proyecto,
• y también en la aplicación Tareas del Panel de control de los proyectos.

Para saber más sobre los tags, diríjase a la Pregunta Frecuente siguiente: Cómo utilizar los tags en las tareas de los proyectos. (Artículo en inglés).

Con GroupCamp Project, puede crear y actualizar hitos, listas de tareas y tareas con la ayuda de un fichero Excel.

Acciones permitidas:

• exportación de su proyecto en un fichero Excel;

• edición de su fichero, modificación y creación de nuevos elementos en él;

• importación de los datos del fichero para actualizar su proyecto.

Para obtener más información, consulte la Pregunta Frecuente siguiente: Importar o exportar tareas o hitos con Excel. (Artículo en inglés).

La aplicación Tareas de GroupCamp Project pone a su disposición una dirección de e-mail para poder crear tareas enviando un e-mail.

Puede seleccionar en qué lista de tareas se añaden las tareas recibidas por e-mail. En caso contrario, una lista de tareas llamada "Tareas creadas por correo electrónico" se creará automáticamente). Personalice y copie la dirección de e-mail.

Puede utilizar esta dirección en su programa de mensajería electrónica.

La tarea se ha creado correctamente en el proyecto.

Con su programa de mensajería electrónica favorito (Outlook, Gmail, Windows Live Mail, Apple mail, etc.) de su smartphone o tableta, podrá crear tareas dentro de sus proyectos GroupCamp.

Simplemente a través de la consulta y la transferencia de sus e-mails hacia la dirección drop box, podrá:

• guardar las tareas para no olvidar tratarlas;
• asignar una tarea a una persona de su equipo;
• autoasignarse tareas personales;
• utilizar la drop box para guardar las respuestas de sus clientes o sus ideas sobre la evolución.

Cuando escribe o responde a un e-mail, puede poner en copia su dirección drop box para:

• preparar las listas de tareas pendientes de sus colaboradores;
• añadir una tarea de seguimiento a un colaborador;
• guardar en su proyecto los e-mails y las decisiones importantes.

Encontrará más información en esta Pregunta Frecuente: Cómo crear tareas por e-mail (Artículo en inglés).

La gestión de tareas en línea de GroupCamp Project es compatible con su programa de mensajería electrónica.

Puede personalizar los parámetros de la aplicación Tareas para adaptarla a sus proyectos y a sus hábitos.

1. Agregar archivos adjuntos

2. Personalizar el formulario de información para la creación de tareas (preferencias personales)

3. Archivos adjuntos de la tarea

4. Tareas paralelas: Asignar la misma tarea a varios miembros. El botón "+" le permite añadir usuarios.

5. Tiempo estimado para la tarea por persona a la que se le ha asignado (en Horas o Días)

6. Porcentaje terminado de la tarea paralela

7. Casilla que marcar para terminar o abrir de nuevo la tarea paralela

8. Fecha de inicio y fin

9. Porcentaje de evolución de la tarea

10. Tags de la tarea. Estos son útiles para gestionar la gravedad, las prioridades, etc. Si añade tags, podrá filtrar luego sus tareas por tag.

Como en todas las otras aplicaciones de GroupCamp Project, los parámetros de la aplicación Tareas permiten definir las funcionalidades utilizadas y los privilegios concedidos a los usuarios.

Para saber más, consulte la Pregunta Frecuente siguiente: Cómo configurar la aplicación Tareas (articulo in inglès)

Nota: Si no la necesita, puede desinstalar la aplicación Tareas del proyecto.

Activar el % de progreso en una tarea le permite administrar el estado de avance de la misma. Al activarlo, el porcentaje también se activa en otras tareas paralelas a ella.

Nota: Cuando una tarea tiene fecha de inicio, el % de progreso se activa automáticamente.

Nota: Los indicadores de tiempos estimados se calculan en función del porcentaje de progreso de la tarea (tiempo estimado de la tarea = 10 días, % de progreso = 40 %, tiempo estimado realizado = 4 días, tiempo estimado restante = 6 días). Ver el artículo sobre la Aplicación Resumen.

Con GroupCamp Project, cada usuario puede sincronizar todas sus fechas de entrega (tanto de las tareas como de los hitos que se le hayan asignado) con su agenda personal:

• con Google Calendar API para las agendas Google Gmail y Google G Suite,
• con Microsoft Calendar API para las agendas OutlooK.com, Hotmail y Live,
• con el formato iCalendar para las agendas Outlook, Apple iCal, etc.

Encontrará más información sobre este tema en las Preguntas Frecuentes listadas a continuación:

• Cómo sincronizar un calendario Google Agenda con GroupCamp (Artículo en inglés).
• Cómo sincronizar un calendario Microsoft Outlook.com con GroupCamp (Artículo en inglés).
• Cómo utilizar el formato iCalendar para sincronizar mis tareas y mis hitos (Artículo en inglés).

La aplicación Tareas permite la creación de tareas recurrentes. Las tareas recurrentes funcionan como verdaderas tareas y son generadas automáticamente en función de sus criterios.

La gestión de tareas recurrentes en línea le ayuda a recordar las tareas repetitivas. Puede obtener más información en la Pregunta Frecuente que sigue: Cómo utilizar las tareas recurrentes (Artículo en inglés).

Con el ratón del ordenador vaya hasta el icono Registrar tiempo pasado.

Añada el tiempo pasado y luego haga clic en OK. El tiempo pasado queda registrado. Puede modificarlo, suprimirlo o añadir otro registro.

El tiempo pasado se muestra en la tarea.

También puede ver el tiempo registrado en la aplicación Tiempo.

Nota: El registro de los tiempos pasados en las tareas del proyecto está controlado por un parámetro de la aplicación Tiempo. Para obtener más información, consulte la Pregunta Frecuente siguiente: Cómo configurar la aplicación Tiempo (articulo en inglés)

Establecer el presupuesto por categoría de actividad se convierte con GroupCamp Project en una tarea muy simple.

1. Puede crear sus categorías de actividad (Artículo en inglés). Por ejemplo: Diseño, Desarrollo, Venta, Intervención, etc. Estas serán comunes a todos sus proyectos.
2. En el Panel de control del proyecto de la aplicación Resumen puede crear su presupuesto por actividad.
3. Los miembros del proyecto pueden registrar sus tiempos pasados dentro de las categorías seleccionadas.
4. El presupuesto por actividad se actualiza en el panel de control.

En el panel de control del proyecto (aplicación Resumen), podemos encontrar:

Los indicadores con:

• el número de tareas atrasadas, pendientes y terminadas;

• los tiempos estimados ya consumidos, además de los tiempos estimados restantes y el tiempo total estimado del proyecto (incluyendo las tareas terminadas).

La agenda del proyecto con:

• las fechas límite inminentes de tareas e hitos.

Los retrasos del proyecto con:

• las tareas e hitos atrasados, mostrados estos últimos junto a las tareas a los que están asociados.

En cada proyecto, los objetos privados permiten ocultar ciertos elementos a su cliente:

•     ficheros, enlaces o Google Drive en la aplicación Documentos,
•     listas de tareas en la aplicación Tareas,
•     un hito o la aplicación Hitos en su conjunto ,
•     temas en la aplicación Foros,
•     la aplicación Wiki,
•     la aplicación Tiempo de gestión de tiempo de los proyectos.

El ejemplo es una lista privada en un proyecto (visible solo para los usuarios del proyecto)